MARKUS STARECEK
Managing Partner
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Die OKR-Logik ist grundsätzlich darauf aufgebaut in komplexen und unsicheren Phasen die richtigen Ziele zu setzen und die entsprechenden Ressourcen dahingehend auszurichten um die aktuell besten Entscheidungen möglich zu machen. Gerade dann entfalten die OKRs als Führungsmethode ihre volle Wirksamkeit: OKRs geben Ihnen und Ihren Teams die Sicherheit das Richtige zu tun und fördern gegenseitiges Vertrauen, Transparenz und Orientierung.
Entgegen der herkömmlichen Ziellogik geht die OKR-Methode davon aus, dass die Zukunft nicht vorhersehbar und daher eine Zielplanung zwangsläufig immer nur unter hoher Unsicherheit zu gestalten ist. Aus diesem Grund verwendet man beim OKR-Vorgehen vergleichsweise kurze Zeitzyklen, nutzt aber im Gegenzug verstärkt die gemachten Erfahrungen, um die Rahmen für künftige Entscheidungen flexibel anzupassen und zu verfeinern. Dadurch reduziert sich die wahrgenommene Unsicherheit Schritt für Schritt. Die verfügbaren Ressourcen werden durch die Anwendung von kurzen Planungszyklen nicht unnötig lang auf ein spezifisches Ziel gebunden. Sie können damit schnell und agil anderweitig genutzt werden. Das wiederum reduziert die Wahrscheinlichkeit ein Projekt mit zu viel Aufwand letztlich ‚in den Sand zu setzen‘. Statt verhältnismäßig viel Zeit in Zielplanungen zu vergeuden, verbinden OKRs die Planung mit der Umsetzung in einem Schritt.
Gerade die optimale Ressourcenplanung ist in diesen Wochen und Monaten besonders herausfordernd. Möglicherweise sind viele MitarbeiterInnen Ihrer Organisation gerade in Kurzarbeit oder durch Home-Office nur eingeschränkt einsetzbar. Die OKR Methode nützt hier einen sehr realitätsnahen Ansatz - sie geht dabei ausschließlich von den tatsächlich verfügbaren (anstatt den hypothetisch möglichen) Ressourcen aus. Daher sind letztlich nur diese realen Ressourcen der entsprechende Gradmesser für die zu erreichenden Objectives & Key Results. Es wird ausschließlich darauf gebaut, was im nächsten Zeitintervall tatsächlich erreicht werden kann. Es wird mit der Realität gearbeitet und nicht mit vermeintlichen Luftschlössern.
So steuern Sie mit OKRs Ihrer Organisation bestmöglich durch die Krise:
1. Führungskräfte müssen die OKR-Logik verstehen, diese anerkennen und der OKR-Methodik vertrauen
Damit OKRs wirksam werden, ist es erforderlich, dass das gesamte Führungsteam das OKR-Modell, seine Grundannahmen und seine Wirkungskraft versteht und der daraus erwachsenden Steuerungsmethodik vertraut. Es gilt, den Führungskräften die Vorteile dieser Steuerungs- und Kommunikationsmethode zu vermitteln, möglichem Zweifel offen zu begenen und diese nachhaltig in eine postive Haltung umzuwandeln.
federkraft unterstützt Sie dabei, die Grundprinzipien des OKR-Einführungsprozesses einfach und praktisch zu erklären und Ihren Teams die Anwendung der OKRs in der operativen Arbeit verständlich zu machen.
2. Mit OKRs alle Ziele der Organisation abdecken
OKRs sind dann am nützlichsten, wenn sie möglichst alle Ziele der Organisation beinhalten - auch die des operativen Tagesgeschäftes - und nicht nur jene der strategischen Projekte oder Entwicklungsthemen. Andernfalls ist die Gefahr zu großt, dass OKRs zugunsten des ‚operativen Geschäfts‘ zur Seite gedrängt werden. Sinnvolle Ziele bewusst zu formulieren und sichtbar zu machen braucht Zeit - die Investition lohnt sich aber nahezu immer.
federkraft unterstützt Sie dabei, nützliche und nachvollziehbare OKR zu formulieren und diese sinnstiftend miteinander zu verknüpfen. So entsteht ein Gesamtbild der Ausrichtung Ihrer Organisation, das für alle - Führungskräfte und MitarbeiterInnen - gleichermaßen transparent ist. Dieser Umstand gibt Sicherheit und Vertrauen und damit Zuversicht die gesetzten Ziele auch in herausfordernden Phasen erreichen zu können.
3. Jetzt ist Zeit für Strategie
Gerade jetzt sollte jedes Führungsteam Kriterien festlegen, die dabei helfen die aktuelle Lage richitg einzuschätzen um davon abgeleitet ausreichend zukunftsorientierte Entscheidungen für die jeweiligen Organisations(-einheiten) zu treffen. Hier sollten idealerweise drei bis vier Szenarien durchgedacht werden, die aufzeigen, in welche Richtungen sich die aktuelle Situation entwickeln kann. Hilfreich ist dabei innerhab des Leadership Teams eine Übereinkunft zu finden, welches der Szenarien als am wahrscheinlichsten einzuschätzen ist. Dieses gilt es dann für die weiteren Planungen in den Fokus zu setzen.
federkraft unterstützt Sie gerne mit entsprechenden Szenario-Workshops. Dabei werden drei bis vier Szenarien entwickelt, anhand derer das Führungsteam eine Einschätzungen zur aktuellen und zukünftigen Bedrohungslage als auch Potenzialfeldern trifft. Diese Einschätzungen sind dann die Basis für alle weiteren Planungsschritte. Wir empfehlen diese strategischen Erkenntnisse zu verschriftlichen und diese in der gesamten Organisation so transparent wie möglich zu machen. Schon allein die konkrete Ausformulierung, welche Auswirkungen bspw. die Krise für die eigene Organisation hat, schafft eine große Klarheit und gibt das Gefühl der Entlastung.
4. Schnell anpassen anstatt zu lange abzuwarten
Umplanen Ihrer bestehenden OKRs ist jederzeit möglich und letztlich auch empfehlenswert. Es gilt in diesem Fall nicht zu lange zu warten, wenn sich die Anforderungen beginnen wesentlich zu verändern. In Krisenphasen ist es durchaus üblich 2-3x im Quartal eine durchdachte Anpassung vorzunehmen. Die Befürchtung, dass die stetigen Anpassungen breite Mitarbeitergruppen verunsichern oder gar überfordern, können wir an dieser Stelle schnell aus der Welt schaffen. Im Gegenteil: solange die Umplanung nachvollziehbar, transparent und gut begründet ist, entsteht in der Belegschaft nicht der Eindruck von Chaos, sondern das Vertrauen in das Führungsteam wächst sogar. Führungskräften wird diese Reaktionsfähigkeit zumeist hoch anrechnet.
Wenn sich innerhalb eines OKR-Zeitintervalls (üblicherweise ein Quartal) die Bedingungen verändern, sollten auch die wöchentlichen OKR-Stand Ups in den Teams intensiv genutzt werden um die jewiligen OKRs entsprechend anzupassen. Mit den unmittelbar Betroffenen aus den operativen Teams kann man die Lage sehr gut einschätzen und bei Bedarf einzelne Themen aus dem entsprechende OKR-Set sogar gänzlich streichen oder durch andere OKRs ersetzen. Damit werden Ressourcen frei, die es ermöglichen die Kraft auf wirklich relevanten Themen in der verfügbaren Zeit zu fokussieren. Grundsätzlich empfehlen wir aber bei den Planungszyklen von drei Monaten zu bleiben und gegebenenfalls innerhalb des jeweiligen Quartals Anpassungen an den bestehenden OKR-Sets vorzunehmen.
federkraft unterstützt Sie in der Anpassung Ihrer OKR-Sets durch eine eigens entwickelte Kanban-Board Logik, die Ihnen einfach und nachvollziehbar Änderungen ermöglicht und Sie dabei unterstützt diese auch gleich zu dokumentieren. Wir moderieren selbstverständlich gerne Ihre OKR-Stand Ups auf unterschiedlichen Führungsebene sowie für Teams und Abteilungen.
Fazit
OKRs entfallen gerade in der Krise ihre Kraft. Sie unterstützen Führungskräfte und Organisationen dabei strukturiert und bewusst folgende Fragen zu klären: Was wollen wir genau erreichen und was ist jetzt wirklich wichtig? Mit der OKR-Logik können auch Organisationen mit temporär reduzierten Ressourcen bestmöglichen Ergebnisse erreichen.
Wenn Sie bisher noch nicht mit OKRs arbeiten, kann gerade jetzt die Einführung der OKR-Methode für Ihre Unternehmenssteuerung sehr hilfreich sein. federkraft unterstützt Sie das OKR-Modell in Ihrer Organisation einzuführen. Dabei werden Ihre OKRs - ausgehend von der Führungsebene - schrittweise auf weitere Ebenen ausgeweitet. Wir stellen Ihnen dafür einen bewährten Prozess und ein entsprechendes Tool auf Basis einer Kanban-Board-Logik gerne zur Verfügung. Ob analog oder digital - OKRs unterstützen Sie und Ihre Organisation auf jeden Fall bei der Erreichung Ihrer Ziele und bei der Verwirklichung Ihrer Vorhaben.
